Costos ocultos de la propiedad de computadoras
Cuando las empresas eligen el modelo de propiedad y compran computadoras, el análisis financiero se concentra en el precio de adquisición es decir cuánto cuesta cada laptop o PC. El valor de compra representa una parte del costo que implica poseer y operar equipos de cómputo. Este concepto se conoce como TCO o costo total de la propiedad (Total Cost of Ownership). El TCO considera la compra inicial así como todos los costos directos e indirectos asociados durante la vida útil del equipo.
En nuestro ejemplo suponemos que una empresa adquiere 100 computadoras por USD 900 por unidad.
Veamos este ejemplo de TCO
A primera vista parece un gasto fijo: 100 equipos × USD 900 = USD 90,000
Sin embargo, además del precio, durante un ciclo de vida típico de 4 a 5 años de duración de los equipos de cómputo, aparecen costos adicionales que rara vez se incluyen en el presupuesto inicial:
1. Depreciación del activo TI
Toda computadora pierde valor con el tiempo. Financieramente, los equipos informáticos son activos que se deprecian rápidamente debido a:
- Obsolescencia tecnológica
- Desgaste físico
- Pérdida de compatibilidad
- Reducción del rendimiento frente a nuevas aplicaciones
2. Mantenimiento correctivo, reparaciones necesarias
Toda infraestructura o hardware TI falla. Con el tiempo aparecen problemas como:
- Discos dañados
- Sobrecalentamiento
- Fallas de memoria RAM
- Pantallas averiadas
- Baterías degradadas
- Problemas de software y virus
3. Tiempo muerto que genera menor productividad
Este es uno de los costos ocultos que afecta más en el tiempo y representa el tiempo que un colaborador pierde cuando su computadora no funciona. Si un empleado depende completamente de su equipo para trabajar, cualquier interrupción genera:
- Horas improductivas
- Retrasos
- Pérdida de atención al cliente
- Reprocesos
- Caída de ingresos
4. Personal de soporte TI
Es importante tener en consideración que mientras más computadoras posee una empresa, mayor necesidad existe de personal especializado para administrarlas. Muchas compañías subestiman costos asociados a:
- Mesa de ayuda (Help Desk)
- Técnicos de soporte
- Administradores de infraestructura
- Gestión de usuarios
- Seguridad informática
- Configuración de equipos
- Actualizaciones y parches
5. Mantenimiento preventivo: un gasto necesario
El mantenimiento preventivo reduce significativamente el costo total de propiedad incluye:
Limpieza física
Cambio de pasta térmica
Revisión de discos
Optimización del sistema operativo
Actualización de drivers
Control antivirus
Gestión de parches de seguridad
6. Licencias y software
Otro error frecuente es pensar únicamente en el hardware ya que cada computadora necesita:
Sistema operativo
Antivirus
Suite ofimática
Software especializado
Herramientas de respaldo
Plataformas de monitoreo
Diversos análisis señalan que los USD 90,000 iniciales se convirtieron en más de USD 330,000 durante el ciclo de vida de los equipos. En resumen comprar computadoras no es simplemente adquirir equipos sino los costos asociados que ello conlleva y asumir diversos costos operativos, financieros y administrativos que muchas organizaciones no calculan en el tiempo.
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